Công ty giao nhận làm gì? Liệu tôi có thực sự cần họ không?

Nói đến vận chuyển hàng hóa, rất có thể bạn đã bắt gặp thuật ngữ công ty giao nhận (freight forwarder). Trên thực tế, bạn đang ở trên website của một trong số họ ngay lúc này.

Tuy nhiên, nếu từng tra cứu cụm từ "công ty giao nhận" trên Google, có lẽ bạn sẽ nhận thấy hầu hết các website đều đưa ra nhiều thuật ngữ chuyên ngành chẳng có mấy nghĩa lý gì với một doanh nhân bình thường. Vì vậy, hãy bỏ qua biệt ngữ này và để chúng tôi giải thích những gì mình thực sự làm mỗi ngày.

Công ty giao nhận làm gì?

Về cơ bản, công ty giao nhận là một bên trung gian vận tải, hay nói một cách đơn giản hơn, là một “người trung gian.” Công việc của chúng tôi là giúp bạn vận chuyển hàng hóa từ điểm A đến điểm B một cách suôn sẻ, tiết kiệm chi phí và ít gây căng thẳng nhất có thể. Điều đó có nghĩa là chúng tôi đảm nhận nhiều vai trò trên suốt quá trình:

1. Tư vấn Vận tải

Trước khi đặt bất kỳ lô hàng nào, công ty giao nhận giúp bạn đưa ra lựa chọn tốt nhất, gồm:

• Phương thức vận tải nào nhanh nhất hay rẻ nhất? 
• Hàng hóa nên được đóng gói thế nào?
• Lịch trình giao hàng nào là tốt nhất?

Công ty giao nhận tốt đưa ra câu trả lời rõ ràng, thiết thực để bạn không phải tự mình tìm hiểu.

2. Đàm phán Thỏa thuận Vận tải

Sau khi bạn quyết định cách thức vận chuyển hàng hóa, công ty giao nhận sẽ sắp xếp tất cả các hợp đồng với các hãng vận tải, đảm bảo lô hàng của bạn được vận chuyển một cách hợp pháp và an toàn.

3. Xử lý Thủ tục Hải quan

Bạn cần xuất khẩu hay nhập khẩu? Hải quan sẽ muốn biết mọi thứ, và phải bằng văn bản. Công ty giao nhận sẽ xử lý thủ tục giấy tờ, khai báo và bất kỳ loại thuế nào cần phải trả, đảm bảo không xảy ra chậm trễ (hoặc nhân viên hải quan tức giận) nào.

4. Chuẩn bị chứng từ vận tải

Mọi lô hàng đều cần chứng từ, dù là vận chuyển bằng đường bộ, đường biển, đường sắt hay đường hàng không. Công ty giao nhận biết rõ chứng từ nào là cần thiết và chuẩn bị chúng cẩn thận để hàng hóa của bạn không bị kẹt tại biên giới hoặc cảng.

5. Lập kế hoạch & Giám sát

Sau khi lập xong kế hoạch, công ty giao nhận sẽ tiếp tục thực hiện mọi việc, phối hợp với các hãng vận tải và đảm bảo đáp ứng đúng thời hạn. Về cơ bản, chúng tôi sẽ theo dõi lô hàng của bạn, để bạn không phải làm mới trang theo dõi cứ 10 phút một lần.

Tôi có thể tự mình nhập khẩu/xuất khẩu mà không cần công ty giao nhận không?

Về lý thuyết thì được. Nhưng bạn có nên không? Cái này còn tùy.

Nếu có kiến thức, thời gian và sự kiên nhẫn để tự mình quản lý mọi thứ, bạn có thể làm được. Nhưng logistics là một lĩnh vực rộng đòi hỏi nhiều chi tiết, nơi mà mọi sai lầm sẽ phải trả bằng thời gian và tiền bạc. Nếu đã từng có container bị kẹt tại bến tàu do thủ tục hải quan, bạn sẽ biết chuyện này gây căng thẳng thế nào.

Với hầu hết doanh nghiệp, thời gian tiết kiệm được (và những cơn đau đầu tránh được) khi thuê công ty giao nhận đáng giá hơn nhiều so với chi phí bỏ ra.

Còn việc tự đàm phán Hợp đồng Vận tải thì sao?

Bạn cũng có thể làm được thôi. Nhưng các công ty giao nhận thường đạt được thỏa thuận tốt hơn vì:

• Chúng tôi vận chuyển hàng hóa với số lượng lớn.
• Chúng tôi đã có mối quan hệ tin cậy với các hãng vận chuyển.
• Chúng tôi biết cách đàm phán để có được các điều kiện thuận lợi.

Tóm lại, bạn có thể tự mình thương lượng được mức giá khá tốt, nhưng công ty giao nhận thường sẽ thỏa thuận được giá tốt hơn.

Vậy rốt cuộc là tôi có thực sự cần công ty giao nhận không?

Nghe có vẻ thiên vị, nhưng chúng tôi sẽ trả lời ngắn gọn là có. Thuê công ty giao nhận đồng nghĩa với việc bạn tiết kiệm thời gian, tránh được sai lầm gây tốn kém, và có một người giàu kinh nghiệm quản lý toàn bộ quy trình thay mình. Trừ khi logistics là công việc toàn thời gian của bạn, hẳn bạn sẽ có những việc tốt hơn để làm thay vì chạy theo mớ giấy tờ hoặc theo dõi container qua màn hình.

Bạn có muốn tìm hiểu thêm về lĩnh vực mà chúng tôi dành trọn tâm huyết không?

Bạn đang tò mò về logistics sao? Bạn cần một khóa học cấp tốc về phương pháp vận chuyển hàng hóa suôn sẻ qua biên giới? Hay có lẽ bạn chỉ muốn một chuyên gia xử lý mọi việc thay mình? Hãy liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi thích giúp mọi người hiểu biết hơn về logistics cũng nhiều như việc vận chuyển hàng hóa đến nơi cần đến.